DESCRIPCION DE LA EMPRESA

Ferrehierros Industriales es una empresa dedicada a la compra y venta de materiales para la construcción y ferretería en general; identificada con el Nit: N. 27762511-1 y hace parte del Régimen Común.

Su funcionamiento se lleva a cabo en un local comercial, ubicada en la Calle 8 Nº 14-27 del Mercado Publico, el cual se encuentra en un buen estado y con espacio suficiente para almacenar los diferentes productos que se caracterizan por su excelente calidad, logrando así el prestigio y la confiabilidad

Esta organización pertenece a la señora Gloria Patiño de Urbina, la cual ha puesto su empeño y dedicación para que todo marche correctamente teniendo en cuenta la calidad, cumplimiento y confiabilidad; apoyándose en su equipo de trabajo conformado por cinco personas (Gerente, Administrador, Contador, Auxiliar Contable y Vendedor), los cuales han hecho que la Ferretería tenga conocimiento a nivel local y regional.

En su parte contable maneja un Software llamado Manager que registra los movimientos diarios sufridos por la empresa como compras, ventas, pagos, etc. Permitiendo una información clara, para así conocer la rentabilidad de la misma.
La Ferretería genera y fortalece las relaciones comerciales con sus clientes y proveedores a través de una comunicación franca, directa y eficiente.

RESEÑA HISTÒRICA

Ferrehierros Industriales, fue fundada en el mes de noviembre de 2005, por una idea de la familia “Urbina Patiño”; iniciando sus actividades principalmente en la rama agropecuaria, pues comercializaban productos del Agro (concentrados para aves, cerdos, ganados, etc.). Por esta razón el nombre inicial de la empresa fue AGROELECTRICOS OCAÑA, porque también se tenía una línea de artículos eléctricos, en esa época era administrada por Manuel Urbina Patiño.

En el año 2006, se nombra como administrador al señor Hernando Sanjuán, quien a su vez requiere los servicios del veterinario Pedro Urquijo, con el propósito de aumentar sus ventas con la asesoría gratuita del mismo.

En el año 2007, vuelve a cambiarse de administración, la cual se le dio al señor Pedro Urquijo, con el propósito de aumentar la venta de los productos del agro y dejar atrás la parte electrónica, pero esta sociedad no dio la rentabilidad esperada.

Con posterioridad en el año 2008 y debido a las necesidades surge la inquietud de crear un lugar que le permitiera a los clientes encontrar en un solo sitio todos los materiales para la construcción; creando la Ferretería “FERREHIERROS INDUSTRIALES”. Está empresa empezó con un capital bajo, lo cual hizo que la gama de productos fuera poca, esto se vio reflejado en las ventas iniciales que oscilaban entre Veinticinco mil pesos ($25.000) y Treinta mil pesos (30.000), pero su propietaria no perdió el optimismo y decidió nuevamente dar la administración al señor Hernando Sanjuán; quien al principio promocionaba los productos en unas tablas hasta que tuvo la acogida esperada, pues en la actualidad cuenta con un gran número de clientes a nivel local y regional.

El local en el cual empezó esta Ferretería era un poco pequeño pero suficiente para los artículos, al trascurrir el tiempo y aumentar los inventarios se decidió ampliar el lugar para dar más espacio y comodidad a los clientes.

Se debe destacar que mas allá de los inconvenientes económicos presentados, la empresa ha crecido año a año en forma constante. Todo este crecimiento lleva a que la organización adquiera en el mes de junio del año 2009 un software contable que permitiera llevar de una manera más organizada la información económica de la empresa.

Ferrehierros Industriales, cuenta con un personal eficiente y entusiasta dispuesto a dar todo su esfuerzo para el crecimiento de la organización, entre ellos el Gerente, Administrador, contador, Auxiliar Contable y Vendedor, cabe aclarar que al principio solo contaba con dos empleados.

Hoy en día se puede decir que se ha conseguido un lugar privilegiado en el mercado Ferrero, porque los trabajadores son eficientes a la hora de atender al cliente para garantizar el beneficio de ambas partes.

MISIÓN

Somos una Ferretería que se dedica a la comercialización de materiales para la construcción. Nuestro compromiso es satisfacer las necesidades de nuestros clientes, el desarrollo de nuestros trabajadores, de los proveedores, de la ciudad y la región que realizan labores en pro de la construcción.

Se tendrá como base los niveles de precio que respeten las escalas comerciales para promover la sana competencia, sin perder los valores y principios.

VISIÓN

Ferrehierros Industriales, tiene la expectativa de crecer y alcanzar una buena cobertura en el mercado; estando atento al comportamiento de las variables externas. Así mismo ser líderes en la comercialización de productos ferreros en la ciudad de Ocaña y a nivel regional.

Además, mejorar en forma continua el nivel competitivo, satisfaciendo a cabalidad las necesidades de los clientes con productos de calidad.

ORGANIGRAMA

JUSTIFICACIÒN

La comprensión e interpretación de la información contable y financiera constituye uno de los aspectos básicos en la formación de la profesión, que por esencia se debe ser especialistas en cada una de las ramas de la contabilidad.

Por este motivo se realizan las prácticas, para fortalecer los conocimientos, destrezas y habilidades contables, a través de la observación de las distintas operaciones realizadas por la empresa y la facilidad de analizar su situación económica para dar alternativas de solución en la toma de decisiones.

Esta experiencia ha beneficiado a Ferrehierros Industriales, en especial al sector contable porque se ha buscado el mejoramiento del mismo, a través de la revisión de cada una de las transacciones comerciales; por medio de los comprobantes, soportes, libros y el software permitiendo actualizar la información contable y financiera de años anteriores, dando como resultado la próxima realización de los Estados Financieros.

Igualmente, la práctica ha permitido aplicar cada una de las herramientas y técnicas contables, con el propósito de satisfacer algunas necesidades en este campo, buscando siempre que las soluciones sean útiles y significativas, reflejadas en la utilidad de la organización.

Teniendo en cuenta la ejecución de las prácticas, desde el punto de vista personal, es una buena experiencia ya que se aplica las enseñanzas obtenidas durante el transcurso de la formación académica en una contabilidad real, con el fin de prepararnos para entrar a un campo laboral y aprender a afrontar las distintas situaciones que suelen presentarse a lo largo del desarrollo de la profesión, para saber cómo actuar frente a cada una de ellas, pues el medio exige día a día mayores resultados.

DIAGNÒSTICO FINANCIERO Y CONTABLE

El diagnóstico financiero es aquel que permite evaluar el desempeño y las estrategias de una empresa proporcionando alternativas para tomar futuras decisiones. Además muestra el estado actual de la organización resaltando sus fortalezas y evaluando sus debilidades.

Al aplicar el anterior concepto en Ferrehierros Industriales, se puede decir que cuenta con un software contable llamado “MANAGER” que facilita el manejo de la parte contable; aunque es un programa bueno no es utilizado por una persona con la capacitación necesaria para realizarlo.

Por consiguiente, una de estas inconsistencias se presenta cuando se registran los movimientos contables sufridos por la empresa, pues no se usan los códigos apropiados para cada transacción, ya que en muchas ocasiones utilizan cuentas que poco o nada corresponden con el detalle. Por estas razones, varios de los hechos económicos realizados por el ente en el año anterior no van al día, generando un atraso en la información contable. Esto no ha permitido la elaboración de los estados financieros, ocasionando que no se conozca de una forma exacta la rentabilidad, pues no se han logrado analizar. Además, no se realiza un análisis financiero periódico, lo cual lleva a que no exista interpretación de las actividades de la Ferretería e imposibilite la toma de decisiones, en especial en el cumplimiento de algunos objetivos económicos planeados por la misma.

Por otro lado, el espacio asignado al área contable es muy reducido y se encuentra ubicado entre los productos comercializados por la empresa, lo que no facilita la concentración que esta actividad requiere.

Cabe resaltar que la Ferretería realiza una relación diaria de sus ingresos y Egresos, por cada transacción comercial efectuada, los cuales están respaldados con sus respectivos soportes y organizados en carpetas con sus relativos nombres. Además, mantiene una variedad de productos que permiten satisfacer las necesidades de sus clientes locales y regionales; dando reconocimiento, rentabilidad y estabilidad económica.

PLAN DE ACCIÒN

El Plan de Acción es una herramienta eficaz que permite programar y controlar cada una de las actividades que se realizan durante un periodo, para dar cumplimiento a los objetivos planeados. Su propósito es evaluar y analizar las dificultades que afectan el funcionamiento, la eficiencia y competitividad de la empresa proporcionando los instrumentos necesarios para dar las respectivas soluciones que generen el éxito.

El anterior concepto se aplica en Ferrehierros Industriales para mejorar su funcionamiento, logrando anular las debilidades y aumentar las fortalezas a través de la ejecución de algunas actividades con el fin de alcanzar las metas propuestas en el desarrollo de la práctica contable; éstas se llevan a cabo con la ayuda del personal de la Ferretería.

Proporcionar capacitación necesaria a cada una de las personas que están a cargo del manejo de la empresa, en especial aquellas que tienen la responsabilidad contable, para que puedan mejorar, aumentar y desarrollar los concomimientos de una manera eficiente.

Aplicar correctamente cada una de las enseñanzas adquiridas en el manejo del Software Contable, para evitar errores en la revisión de la información financiera.

Efectuar una revisión a las transacciones comerciales realizadas por la organización para detectar las posibles equivocaciones presentadas en el momento de registrar las mismas.

Actualizar los hechos económicos desarrollados por Ferrehierros con el fin de mantener al día toda la información contable y financiera para facilitar el manejo de la misma.

Agilizar la elaboración de los Estados Financieros, para conocer la situación económica y los resultados obtenidos por la Ferretería durante la realización de sus operaciones.

Realizar un análisis financiero para interpretar los diferentes movimientos ejecutados por ente económico, para facilitar la toma de decisiones y lograr una mayor atención a la parte financiera.

Reconocer las medidas y correcciones necesarias para cumplir con los objetivos planeados por la empresa en busca del mejoramiento contable y económico, aumentando el crecimiento de la misma.

Renovar los espacios y el ambiente de trabajo para garantizar un mejor funcionamiento, basado en la eficiencia y eficacia de cada uno de sus trabajadores.

Seguir efectuando la relación de los ingresos y gastos, pues permite conocer cuáles fueron los movimientos de efectivo y poder determinar el resultado de cada periodo.

Renovar y mantener en forma constante la variedad de artículos para satisfacer completamente las necesidades de los clientes.

ESTRATEGIAS

Las estrategias son todos los recursos y acciones que se deben desarrollarar en los distintos niveles de la empresa para el logro de los objetivos, partiendo del conocimiento de las capacidades y limitaciones y de los eventos potenciales favorables y desfavorables del entorno que permitan ubicar a la misma en una posicion ventajosa frente a los campetidores.

Algunas de estas estrategias son:

Destinar por lo menos un día al mes para dar capacitación a cada uno de los empleados acerca del funcionamiento, visión, misión y objetivos de la empresa, así como el cumplimiento de las funciones.

Dar la facilidad a los empleados de realizar cursos y seminarios con la finalidad de garantizar un trabajo eficiente, pues los conocimientos hay que reforzarlos constantemente, pues vivimos en un mundo cambiante.

Brindar a la persona encargada del manejo del software todas las herramientas y condiciones para el correcto funcionamiento del mismo.

Realizar una revisión semanal a la información financiera manejada a través del software contables para evitar posibles filtraciones o cambios en los datos que impidan un informe correcto y seguro.

Realizar todos los soportes el día que se efectué la transacción comercial incluyendo estos datos en el software para evitar la desactualización de los hechos económicos.

Reunir y analizar todos los datos necesarios para elaborar los estados financieros con sus respectivos soportes para tener mayor claridad sobre los resultados.

Efectuar y analizar diariamente los ingresos y egresos registrados por la empresa, para determinar los movimientos de dinero teniendo una base para establecer la rentabilidad.

Realizar descuentos, promociones e innovaciones para incentivar a los clientes generando una rotación de inventarios y por consiguiente aumentar los ingresos.

Presentar mensualmente al contador toda la información contable, para que ésta sea revisada a tiempo, corrigiendo posibles errores y establecer los resultados del periodo.

Realizar una serie de encuestas para determinar que tan eficiente es el personal, la competencia, la calidad de los productos y la publicidad.

Ampliar y organizar el espacio del área contable, buscando mejorar las condiciones de trabajo de las personas encargadas de este sector.

CONCLUSIONES

La práctica permitió afianzar los conocimientos contables y financieros, a través del manejo de una contabilidad real, formando seres más competitivos y productores de desarrollo con una visión futurista, mente triunfadora y vocación al éxito.

Así mismo, se pudo observar que La perfección del aprendizaje se obtiene a través de la práctica y que siempre hay que mantener una contabilidad ordenada y al día para evitar los errores e inconvenientes que afectan la realización de un trabajo eficiente.

Igualmente, se adquirió experiencia y nuevas enseñanzas para entrar al campo laboral y se aprendió afrontar algunas de las distintas situaciones que suelen presentarse durante el transcurso de la profesión enfocado al mundo productivo de hoy.

Por otro lado, cabe aclarar que Ferrehierros Industriales más allá de los inconvenientes económicos ha conseguido ubicarse en un lugar privilegiado del mercado Ferrero, además cuenta con un personal que antes de ser empleados son personas muy cordiales, responsables y con un gran sentido de partencia hacia la empresa.

Dentro del cumplimiento de las actividades se aprendió a manejar un nuevo software contable, a analizar los estados financieros, planteando alternativas de solución para contrarrestar los problemas y otros conceptos que incrementan las teorías y técnicas de la rama contable.

De otra forma, la experiencia que se obtuvo durante el realización de las exposiciones fue la mejor, pues se aumentaron las ideas, proporcionando un conocimiento más claro en cuanto a la realización de un diagnostico financiero, la elaboración de los estados financieros, la declaracion del impuesto de renta, el cumplimiento de la ética profesional y la misión que tiene el contador público ante la sociedad.